A diákok, gyakornokok és tanulmányaik mellett részmunkaidőben dolgozó fiatalok foglalkoztatása sok cég számára egyszerre jelent lehetőséget és kihívást. Míg egyes vállalkozások évek óta tudatosan építenek a fiatal munkatársakra, mások attól tartanak, hogy túl sok energiát igényel a betanítás, miközben a diák vagy gyakornok csak korlátozott időben tud dolgozni.
Pedig a probléma legtöbbször nem a Z generációval van, hanem azzal, hogy nincs kialakított rendszer a gyors és hatékony integrálásukra. Ha egy fiatal munkatárs pontosan tudja, mit várnak el tőle, kihez fordulhat segítségért és milyen feladatokat kell megtanulnia, a betanítás gyorsabbá, az együttműködés pedig kiszámíthatóbbá válik mindkét fél részére. Ez a generáció azt mindenképpen tanítja számunkra, hogy ugyanolyan fontos mindkét fél megélése.
Mutatjuk, milyen egy jól felépített onboarding rendszer, amely nemcsak a diákmunka, hanem a gyakornoki és részmunkaidős pozíciók esetében is működhet!
A cikkből megtudhatod:
- miért nem működik a „majd besegít valamiben” szemlélet;
- melyik az a 8 lépés, ami sikeressé teszi a fiatal munkatársak onboardingját;
- hogyan csökkenthető jelentősen a betanítás ideje;
- miért fontos egy mentor kijelölése és a rendszeres visszajelzés;
- hogyan segítheti a Z generáció a vállalkozás digitális fejlődését;
- hogyan alakítható ki olyan onboarding rendszer, amely később más munkakörökben is újrahasznosítható.
Miért fontos a diákmunka esetében is a tudatos onboarding?
Sok vállalkozás a diákmunka kapcsán ugyanabba a hibába esik. Azt gondolja, hogy mivel a fiatal munkatárs csak néhány hónapot tölt a cégnél, nincs szükség komolyabb betanításra. Pedig éppen a rövid időtartam miatt különösen fontos, hogy már az első napoktól kezdve legyen egy egyértelmű irány.
A diákmunka akkor tud valódi segítséget jelenteni, ha a munkatárs pontosan tudja, mit várnak el tőle, milyen feladatokat kell ellátnia, és milyen keretek között dolgozhat önállóan. Egy jól felépített onboarding nemcsak az új belépő számára ad biztonságot, hanem a csapat többi tagjának munkáját is megkönnyíti.
A diákok érkezése ráadásul kiváló tükör lehet egy vállalkozás számára. Megmutatja, hogy a cég folyamatai mennyire átláthatók, egy-egy munkakör mennyire könnyen adható át másnak, és mennyire tud a szervezet az egyes kulcsemberektől függetlenül működni.
Miért fontos a diákmunka esetében is a tudatos onboarding?
Sok vállalkozás a diákmunka kapcsán ugyanabba a hibába esik. Azt gondolja, hogy mivel a fiatal munkatárs csak néhány hónapot tölt a cégnél, nincs szükség komolyabb betanításra. Pedig éppen a rövid időtartam miatt különösen fontos, hogy már az első napoktól kezdve legyen egy egyértelmű irány.
A diákmunka akkor tud valódi segítséget jelenteni, ha a munkatárs pontosan tudja, mit várnak el tőle, milyen feladatokat kell ellátnia, és milyen keretek között dolgozhat önállóan. Egy jól felépített onboarding nemcsak az új belépő számára ad biztonságot, hanem a csapat többi tagjának munkáját is megkönnyíti.
A diákok érkezése ráadásul kiváló tükör lehet egy vállalkozás számára. Megmutatja, hogy a cég folyamatai mennyire átláthatók, egy-egy munkakör mennyire könnyen adható át másnak, és mennyire tud a szervezet az egyes kulcsemberektől függetlenül működni.
Jól felépített onboarding legfőbb lépései
1. Legyen pontosan meghatározott feladatlista a diákok onboardingolásához
A sikeres együttműködés első lépése, hogy a diák már az érkezése előtt tudja, milyen feladatokat fog végezni. Nem működik az a megoldás, amikor valaki úgy érkezik a céghez, hogy majd „besegít, ahol szükség van rá”.
Egy új munkatárs számára ez bizonytalanságot jelent, a csapat számára pedig azt, hogy folyamatosan feladatokat kell kitalálni számára. Érdemes ezért előre meghatározni, milyen munkafolyamatok tartoznak hozzá, milyen eredményt várunk tőle, és milyen területeken nincs felelőssége.
Ugyanilyen fontos azt is tisztázni, hogy milyen feladatokat nem fog végezni. Ez megakadályozza, hogy más kollégák olyan munkával bízzák meg, amelyre nincs felkészítve vagy amely nem része az eredeti megállapodásnak.
A meglévő kollégákat is ugyanilyen fontos felkészíteni, hogy ők is tisztában legyenek azzal, mi az amit kérhetnek, elvárhatnak és mi az, amit nem.
2. Készíts onboarding checklistet a tipikus hibákról és tudnivalókról
A második fontos elem egy olyan ellenőrzőlista kialakítása, amely segíti a gyorsabb tanulást. Minden munkakörben vannak olyan apró részletek, amelyekre különösen figyelni kell, és amelyek egy új belépő figyelmét könnyen elkerülhetik.
Egy jó checklist tartalmazhatja például a gyakori hibákat, azokat a helyzeteket, amikor segítséget kell kérni, valamint azokat a feladatokat, amelyeket már önállóan is elvégezhet.
Ez nemcsak a diáknak ad kapaszkodót, hanem a mentornak és a csapatnak is megkönnyíti a munkáját. Ráadásul egy ilyen dokumentum később más új munkatársak onboardingjánál is felhasználható.
3. Segítsd a Z generáció beilleszkedését a munkahelyen
A betanítás nem kizárólag szakmai kérdés. Egy új munkatársnak azt is meg kell értenie, hogyan működik a csapat, milyen szabályok és szokások vannak a vállalatnál.
Kifejezetten jót tesz az együttműködésnek, ha neki is ugyanúgy mutatjuk be a céget, mint egy főállású új munkatársnak, hogy értse, tudja, milyen közegbe került, milyen értéket teremt a cég és ezáltal ő is a munkájával.
Fontos már az első napokban tisztázni az alapokat, kihez fordulhat kérdéssel, hogyan zajlik a kommunikáció, mikor vannak szünetek, milyen működési elvek jellemzik a csapatot.
A Z generáció esetében különösen fontos a világos kommunikáció. Bár sokszor magabiztosnak tűnnek, egy új környezetben ugyanúgy szükségük van kapaszkodókra és egyértelmű keretekre, mint bárki másnak.
4. Készíts GYIK-et az onboarding támogatására
Egy új munkatárs az első hetekben rengeteg kérdéssel találkozik. Ezek között sok olyan van, amely minden belépőnél ugyanúgy előkerül.
Egy egyszerű gyakran ismételt kérdésekből álló dokumentum segít abban, hogy a diák önállóbban tudjon tájékozódni, és ne kelljen minden apró kérdéssel megszakítania a kollégákat.
Ez egyben a cég működésének tudatosítását is támogatja, hiszen arra ösztönöz, hogy összegyűjtsétek és rendszerezzétek azokat az információkat, amelyek egy új belépő számára fontosak.
5. Jelölj ki egy mentort a sikeres onboarding folyamathoz
A sikeres onboarding egyik kulcsa, hogy legyen egy ember, aki felelősséget vállal a diák támogatásáért.
Nem hatékony megoldás, ha mindenki egy kicsit foglalkozik vele, hiszen ilyenkor könnyen előfordulhat, hogy eltérő információkat kap, vagy nem tudja, kihez forduljon a problémával.
A mentor feladata nem az, hogy minden feladatot átvegyen tőle, hanem hogy segítse az önállóvá válását. Tehát legyen egy biztos pont, akihez kérdéssel fordulhat, és aki követi a fejlődését.
6. Készíts onboarding-forgatókönyvet az első napokra
Az első napok a legmeghatározóbbak egy új munkatárs számára. Éppen ezért érdemes előre megtervezni, hogyan épül fel az indulás.
Egy jó onboarding-forgatókönyv segít abban, hogy mindenki tudja, mi történik az első napokban: mikor, milyen információt kap, milyen feladatokat próbál ki, és milyen tudást kell megszereznie.
Ez nemcsak a diáknak ad biztonságot, hanem a mentornak is megkönnyíti a munkáját, hiszen nem kell minden alkalommal újra kitalálnia a betanítás menetét.
7. Határozz meg mérhető célokat a diákmunka során
A fejlődéshez egyértelmű célokra van szükség. Fontos meghatározni, hogy például az első hét végére milyen feladatokat kell már önállóan elvégeznie, milyen tudást kell megszereznie, és milyen minőségű munkát várunk tőle.
A célok akkor működnek igazán jól, ha mindkét fél számára egyértelműek. Ezért érdemes visszakérdezni is, hogy a diák ugyanazt érti-e az elvárások alatt, mint amit a vezető vagy a mentor gondol.
8. Tarts heti értékelést és kérj visszajelzést az onboarding részeként
A rendszeres visszajelzés minden onboarding folyamat fontos része. Egy rövid napi egyeztetés vagy heti értékelés segít abban, hogy időben kiderüljenek az elakadások.
Érdemes átbeszélni, mi ment jól, milyen nehézségek jelentkeztek, miben van szüksége segítségre, és hogyan érzi magát a csapatban.
A visszajelzés azonban nemcsak a diákoknak fontos. A vállalkozás számára is értékes információt jelent, hiszen megmutatja, hogy a cég mely részeit lehet tovább fejleszteni.
A Z generáció a munkahelyen üzleti előnyt jelenthet
A fiatal munkavállalókkal kapcsolatban sok előítélet él, azonban érdemes azt is látni, milyen értékeket hozhatnak egy szervezetbe.
A Z generáció természetesen mozog a digitális környezetben, gyorsan átlátja az új rendszereket, és gyakran tesz fel olyan kérdéseket , amelyek segíthetnek egy vállalat működésének fejlesztésében.
Amikor egy fiatal munkatárs megkérdezi, hogy „miért csináljuk ezt így?”, akkor az nem feltétlenül ellenállás. Sok esetben azt jelenti, hogy szeretné érteni a folyamat célját, és keresi a lehetőséget arra, hogyan lehetne egyszerűbben vagy hatékonyabban dolgozni.
A fiatal munkatársak bevonása ráadásul hosszabb távú utánpótlás-stratégia része is lehet. Egy gyakornoki vagy részmunkaidős pozíció jó lehetőség arra, hogy a cég és a fiatal munkavállaló is megismerje egymást. Ha az együttműködés jól működik, a gyakornokból később teljes munkaidős munkatárs is válhat.
Mindent összevetve a sikeres diákfoglalkoztatás kulcsa nem maga a diákmunka, hanem az a rendszer, amely köré építjük. Egy tudatos onboarding folyamat csökkenti a vezetők és a kollégák terheit, gyorsabbá teszi a betanulást, valamint lehetőséget ad arra, hogy a fiatal generáció valódi értéket teremtsen a vállalkozásban.
Podcastajánló: Hogyan integráld a Z generációt a csapatodba?
Hogyan lehet úgy bevonni a fiatal munkatársakat a vállalkozás működésébe, hogy az valóban segítség legyen a cégnek és ne plusz teher a csapatnak?
Erről beszél Watsing Dori HR szakértő, aki podcastadásában azt járja körül, hogyan érdemes felkészülni a diákok, gyakornokok és fiatal munkavállalók érkezésére.
Az adásban többek között szó esik arról, hogy miért nem működik a „majd besegít valamiben” megközelítés, hogyan lehet néhány nap alatt hatékonyan betanítani egy új munkatársat, és miért érdemes már az elején pontos feladatlistát, checklistet és onboarding-forgatókönyvet készíteni.
Dori külön kitér arra is, miért fontos egyetlen mentor kijelölése, hogyan működik a rendszeres check-in és visszajelzés, valamint arra, hogy miért lehet a Z generáció bevonása nemcsak HR-, hanem kifejezetten üzleti szempontból is előnyös.
A beszélgetés egyik fontos üzenete, hogy a fiatal munkatársak foglalkoztatása nem feltétlenül jelent nagyobb terhet a cég számára. A megfelelő onboarding rendszerrel éppen ellenkezőleg, levehetjük a betanítás terhét a csapat válláról, miközben egy új, digitálisan magabiztos és friss szemléletű munkatársat kapunk.
🎧 Hallgasd meg az adást, és tudd meg Watsing Doritól, hogyan építhetsz olyan onboarding rendszert, amely a fiatal munkatársak számára kapaszkodót, a cég számára pedig valódi üzleti értéket jelent.