Minden cégvezető idővel felismeri, hogy nem tud minden döntést saját maga meghozni, minden feladatot ellenőrizni és minden folyamat végén személyesen biztosítani a tökéletes eredményt. A hatékony delegálás valódi kihívása azonban nem csupán a feladatok átadása, hanem az, hogy a munkatársak megértsék azt a gondolkodásmódot, amely alapján vezetőként döntéseket hozunk. Hiszen attól még, hogy egy kolléga azt mondja: „kész van a feladat”, könnyen lehet, hogy a végeredmény nem felel meg annak, amit mi elképzeltünk. Mutatjuk, hogy mi a titka a hatékony delegálásnak!
A cikkből megtudhatod:
- miért nem elég csupán feladatokat kiosztani a munkatársaknak;
- hogyan adható át a vezetői gondolkodásmód a kollégáknak;
- miért okoz problémát, ha a vezetői elvárások csak a vezető fejében léteznek;
- hogyan határozható meg pontosan, mikor tekinthető egy feladat valóban késznek;
- hogyan segíti a hatékony delegálás az önálló és felelősségteljes munkavégzést.
Miért nem működik a hatékony delegálás, ha csak feladatokat adsz át?
Sok vállalkozásban a delegálás úgy néz ki, hogy a vezető kiad egy feladatot, majd várja az eredményt. Amikor azonban elkészül a munka, kiderül, hogy a munkatárs és a vezető teljesen mást értett a „kész” állapot alatt.
A vezető ugyanis általában nemcsak magát a feladatot látja, hanem az összes,mögötte lévő döntési pontot is. Az évek alatt megszerzett tapasztalata alapján automatikusan végiggondolja például, hogy milyen kockázatok lehetnek, milyen kérdéseket kell feltenni, hogyan reagálhat az ügyfél, vagy milyen üzleti szempontokat kell figyelembe venni.
A munkatárs azonban ezeket a szempontokat nem feltétlenül látja. Nem azért, mert nem képes rá, hanem azért, mert senki nem tanította meg neki, hogyan gondolkodjon az adott helyzetben.
A különbség tehát nem feltétlenül a szakmai tudásban van, hanem abban a háttérben lévő gondolkodási folyamatban, amely alapján egy vezető meghozza a döntéseit.
A hatékony delegálás nem a dokumentáció mennyiségén múlik
Sok vezető ilyenkor megpróbál mindent dokumentálni. Elkészülnek a folyamatleírások, a részletes útmutatók és a lépésről lépésre követhető feladatlisták.
Ez természetesen bizonyos esetekben hasznos lehet, azonban önmagában nem jelent valódi megoldást. A mai, gyorsan változó üzleti környezetben ugyanis a folyamatok állandó jelleggel alakulnak. Változik a piac, változnak az ügyféligények, fejlődik a vállalkozás, ezért lehetetlen minden egyes helyzetre pontos forgatókönyvet készíteni.
A magasabb szintű hatékony delegálás éppen ezért nem abból áll, hogy minden lehetséges helyzetre előre megadjuk a választ, hanem abból, hogy megtanítjuk a munkatársainkat arra, milyen kérdéseket tegyenek fel maguknak egy döntés előtt.
Ez az a pont, ahol a munkavállaló már nem egyszerű végrehajtóként működik, hanem képes önállóan gondolkodni és felelősséget vállalni az elkészült feladatért.
A hatékony delegálás egyik kulcsa: ugyanazt jelentse mindenki számára a „kész van”
A delegálás egyik legfontosabb kérdése, hogy mit jelent pontosan egy feladat elkészülése.Amikor egy munkatárs azt mondja, hogy „kész van”, sok vezető számára ez még nem jelenti azt, hogy valóban lezárható a folyamat. Lehet, hogy a feladat technikailag elkészült, de hiányzik belőle egy fontos ellenőrzési lépés, egy üzleti szempont vagy egy olyan részlet, amely a vezető számára alapvető.
Ez hosszú távon mindkét fél számára problémát okoz. A munkatárs úgy érzi, hogy elvégezte a rábízott feladatot, mégis folyamatosan kritikát kap. A vezető pedig egyre inkább azt érzi, hogy minden visszakerül hozzá, és végül neki kell kijavítani vagy befejezni a munkát.
Ebből könnyen kialakulhat az a helyzet, amikor a vezető azt gondolja: „egyszerűbb lenne, ha inkább én csinálnám meg”. Ez azonban nem a valódi megoldás, hiszen hosszú távon visszavezeti a vállalkozást az egyszemélyes működéshez.
Legyen cél a gondolkodás átadása!
Amikor egy munkatárs hibázik, sok vezető automatikusan kijavítja a feladatot. Rövid távon ez gyorsabbnak tűnik, hosszú távon azonban nem tanítja meg a kollégát arra, hogyan kellett volna másképp gondolkodnia.
Ahelyett, hogy egyszerűen átvesszük a feladatot, érdemes végigbeszélni az adott kollégával a döntési pontokat.Például egy ajánlat elkészítésénél nem elegendő azt megtanítani, hogy hol található az ajánlati sablon, hogyan kell kitölteni az adatokat, és milyen formátumban kell elküldeni.
A valódi vezetői gondolkodás átadásához olyan kérdéseket kell megmutatni, mint:
- Valóban az ügyfél problémájára ad választ az ajánlat?
- Megértettük, hogy mi fontos az adott partner számára?
- Üzletileg megfelelő az árképzés?
- Van-e valamilyen kockázat az együttműködésben?
- Szükséges-e valakit bevonni vagy egyeztetni a kiküldés előtt?
Ezek azok a szempontok, amelyek egy vezető fejében automatikusan megjelennek, de a munkatársak számára csak akkor lesznek természetesek, ha megtanítjuk őket.
Készíts egyszerű ellenőrzőlistákat a hatékony delegálás támogatására
A gondolkodásmód átadásának egyik legegyszerűbb eszköze egy rövid checklist. Fontos azonban, hogy ez ne legyen többoldalas, ne váljon egy újabb hosszú dokumentummá, amelyet senki nem használ. A legjobb, ha egyetlen oldalra összefoglalható, könnyen átlátható, és valóban segíti a napi munkát.
Egy ilyen lista tartalmazhatja azokat a kérdéseket, amelyeket a munkatársnak minden hasonló feladat előtt végig kell gondolnia. A cél nem az, hogy korlátozzuk az önállóságát, hanem hogy megadjuk neki azt a gondolkodási keretet, amely alapján magabiztos döntéseket hozhat.
Ne általános elvárásokat fogalmazz meg a hatékony delegálás során
Gyakori vezetői hiba, amikor olyan kifejezéseket használunk, amelyek számunkra egyértelműek, de a munkatársak számára nem azok.
Például mit jelent pontosan az, hogy:
- legyen pontosabb;
- gondolkodjon üzletiesen;
- legyen igényesebb;
- legyen átgondoltabb.
Ezek önmagukban túl általános fogalmak.A munkatársnak tudnia kell, hogy a vezető mit ért az egyes kifejezések alatt. Ha azt mondjuk, hogy gondolkodjon üzletiesen, akkor meg kell mutatni, milyen kérdéseket kell feltennie magának.
Például: képzelje magát az ügyfél helyébe, gondolja végig,hogyan tudjuk valóban támogatni a másik fél céljait.
Amikor ezeket a gondolkodási mintákat átadjuk, akkor kezd kialakulni az a működés, amikor a munkatárs már előre érti, milyen döntést hozna a vezető hasonló helyzetben.
Mikor tekinthető egy feladat késznek?
A delegálás egyik legfontosabb gyakorlati eszköze a „kész feladat” definíciójának meghatározása.
Egy feladat akkor tekinthető valóban késznek, ha tisztázott:
- mi az elvárt eredmény;
- milyen határidőre kell elkészülnie;
- milyen saját ellenőrzési pontokon kell végigmennie a munkatársnak;
- hogyan és hol kell dokumentálni;
- szükséges-e valakit értesíteni vagy bevonni;
- mikor kell vezetői segítséget kérni vagy eszkalálni a problémát.
A valóban kész feladat legfontosabb ismérve pedig az, hogy a vezetőnek ne keletkezzen utána újabb rejtett munkája.Ne kelljen újra ellenőrizni, javítani, utánkövetni vagy lezárni a folyamatot. A cél az, hogy a munkatárs által elvégzett feladat valóban levegye a terhet a vezető válláról.
A hatékony delegálás felhatalmazott munkatársakat eredményez
A delegálás valódi célja nem az, hogy kevesebb feladatod legyen, hanem az, hogy a vállalkozásod nélküled is egyre önállóbban működjön.Ehhez azonban át kell lépni azon a szinten, amikor egyszerűen feladatokat adunk ki, és el kell jutni oda, ahol a munkatársaink értik a mögöttes gondolkodást is.
Ha a nyári időszakban időt szánsz arra, hogy összegyűjtsd a saját döntési szempontjaidat, és szeptemberben átbeszéled ezeket a csapatoddal, akkor hosszú távon sokkal önállóbb és felelősségteljesebb működést alakíthatsz ki.
A cél nem az, hogy a munkatársaid valóban gondolatolvasók legyenek, hanem hogy értsék azt a logikát, amely alapján te vezetőként döntéseket hozol.Így a delegálás nem egyszerű feladatátadás lesz, hanem valódi vezetői fejlesztés.
